DocuSign批量簽署功能簡介

DocuSign作為全球領(lǐng)先的電子簽名解決方案，其批量簽署功能可以幫助企業(yè)高效處理大量合同簽署需求。通過DocuSign的批量發(fā)送功能，用戶可以在幾分鐘內(nèi)發(fā)起100份甚至更多合同的簽署流程，大大節(jié)省了傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署的時(shí)間和資源成本。這一功能特別適合人力資源部門、銷售團(tuán)隊(duì)和采購部門等需要頻繁處理大量合同的企業(yè)用戶。

準(zhǔn)備工作：整理簽署文件

在使用DocuSign批量簽署功能前，首先需要將所有需要簽署的合同文件整理好。建議將所有文件轉(zhuǎn)換為PDF格式，并按統(tǒng)一命名規(guī)則存儲(chǔ)。同時(shí)準(zhǔn)備一個(gè)包含所有收件人信息的Excel表格，包括姓名、郵箱地址、簽署順序等必要信息。DocuSign支持從CSV或Excel文件導(dǎo)入收件人信息，這為批量處理提供了極大便利。

創(chuàng)建批量發(fā)送任務(wù)

登錄DocuSign賬戶后，進(jìn)入"發(fā)送"頁面，選擇"批量發(fā)送"選項(xiàng)。上傳準(zhǔn)備好的合同模板文件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別文檔中的簽署區(qū)域。如果每份合同需要個(gè)性化內(nèi)容，可以使用DocuSign的標(biāo)簽功能為不同收件人設(shè)置不同的變量內(nèi)容。接著上傳準(zhǔn)備好的收件人列表文件，DocuSign會(huì)自動(dòng)將收件人與對應(yīng)合同進(jìn)行匹配。

設(shè)置簽署流程和提醒

在批量發(fā)送設(shè)置中，可以自定義簽署流程的順序，設(shè)置自動(dòng)提醒的時(shí)間間隔。DocuSign允許設(shè)置多個(gè)簽署者，并可以指定每個(gè)簽署者的簽署順序。對于100份合同的大批量發(fā)送，建議開啟自動(dòng)提醒功能，確保所有收件人及時(shí)完成簽署。同時(shí)可以設(shè)置截止日期，超過期限未簽署的合同將自動(dòng)作廢或觸發(fā)后續(xù)處理流程。

監(jiān)控和管理批量簽署進(jìn)度

發(fā)送完成后，可以在DocuSign的管理控制臺(tái)中實(shí)時(shí)查看所有合同的簽署狀態(tài)。系統(tǒng)會(huì)以直觀的圖表形式顯示已完成、進(jìn)行中和未開始的合同數(shù)量。對于未及時(shí)簽署的合同，可以通過DocuSign的批量提醒功能一鍵發(fā)送提醒郵件。所有簽署完成的合同會(huì)自動(dòng)歸檔，用戶可以批量下載或轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門。

總結(jié)：

DocuSign的批量簽署功能為企業(yè)處理大量合同簽署提供了高效解決方案。從準(zhǔn)備工作到最終完成，整個(gè)過程僅需幾個(gè)簡單步驟即可實(shí)現(xiàn)100份合同的同時(shí)處理。通過合理利用DocuSign的自動(dòng)化功能，企業(yè)可以顯著提升合同處理效率，降低運(yùn)營成本，同時(shí)確保簽署過程的安全性和合規(guī)性。