為什么需要批量導(dǎo)入聯(lián)系人信息？

在日常業(yè)務(wù)中，尤其是人力資源、銷售或采購部門，經(jīng)常需要同時向多個聯(lián)系人發(fā)送合同或協(xié)議進(jìn)行簽署。手動逐個添加聯(lián)系人不僅效率低下，還容易出錯。DocuSign提供了批量導(dǎo)入功能，可以一次性導(dǎo)入多個聯(lián)系人信息，大幅提升工作效率。

如何準(zhǔn)備批量導(dǎo)入的聯(lián)系人數(shù)據(jù)？

在使用DocuSign批量導(dǎo)入功能前，需要先準(zhǔn)備好聯(lián)系人數(shù)據(jù)。最佳實踐是將數(shù)據(jù)整理為CSV格式，包含以下必要字段：姓名、電子郵箱地址、簽署順序（如適用）。DocuSign支持從Excel文件直接導(dǎo)入，確保數(shù)據(jù)格式正確是關(guān)鍵。建議在導(dǎo)入前檢查郵箱地址的有效性，避免因格式錯誤導(dǎo)致發(fā)送失敗。

DocuSign批量導(dǎo)入的具體操作步驟

1. 登錄DocuSign賬戶，進(jìn)入"發(fā)送"頁面

2. 點擊"使用模板"或"新建"按鈕

3. 選擇"批量發(fā)送"選項

4. 上傳準(zhǔn)備好的CSV文件

5. 映射字段（將CSV列與DocuSign字段對應(yīng)）

6. 添加需要簽署的文檔

7. 設(shè)置簽署流程和順序

8. 預(yù)覽并發(fā)送

DocuSign的批量發(fā)送功能允許用戶為不同收件人設(shè)置個性化消息，提升專業(yè)度和用戶體驗。系統(tǒng)會自動跟蹤每個收件人的簽署狀態(tài)，方便后續(xù)跟進(jìn)。

常見問題及解決方案

? 文件格式問題：確保CSV文件使用UTF-8編碼，避免特殊字符顯示錯誤

? 字段映射錯誤：仔細(xì)檢查每個字段的對應(yīng)關(guān)系，特別是姓名和郵箱地址

? 發(fā)送失敗：DocuSign會提供失敗原因，常見問題包括無效郵箱或字段缺失

? 簽署順序混亂：在CSV中明確標(biāo)注簽署順序，或在DocuSign中手動設(shè)置

批量導(dǎo)入的高級技巧

對于經(jīng)常使用批量發(fā)送的用戶，可以考慮：

1. 創(chuàng)建專用模板，標(biāo)準(zhǔn)化常用文檔

2. 使用DocuSign API實現(xiàn)自動化集成

3. 設(shè)置自動提醒，提高簽署完成率

4. 利用標(biāo)簽功能對批量發(fā)送進(jìn)行分類管理

總結(jié)：

DocuSign的批量導(dǎo)入功能為需要處理大量簽署請求的企業(yè)提供了極大便利。通過合理準(zhǔn)備數(shù)據(jù)、正確設(shè)置參數(shù)，可以顯著提升電子簽署效率。掌握這些實用技巧后，用戶能夠更專業(yè)地使用DocuSign完成批量簽署任務(wù)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。